Travail collaboratif et édition de documents en ligne

Travail collaboratif

Le travail collaboratif

La transformation numérique a amené les entreprises à se doter de nouveaux outils de gestion, d’échange et de partage d’information. Les espaces de travail ont évolué et les entreprises s’orientent de plus en plus vers le mode de travail collaboratif car il est plus que jamais un enjeu majeur pour elles. Gain de temps, augmentation de la productivité, amélioration de l’autonomie des équipes, partage des connaissances, flexibilité… Les avantages du travail collaboratif sont nombreux.

Les outils de travail collaboratif améliorent les échanges entre les différents membres de l’équipe et participent à la simplification de la gestion de projet.

Une des principales difficultés rencontrées en entreprise avant l’avènement des outils de travail collaboratif était le partage de fichier en mode projet. Les différents collaborateurs se retrouvaient rapidement avec une dizaine de versions différentes du fichier. Ces versions avaient des noms bien souvent incompréhensibles et les modifications apportées par les différents collaborateurs n’étaient pas forcément regroupées dans le même fichier.

Aujourd’hui, ces nouveaux outils permettent plus de fluidité dans les échanges d’information mais également d’avoir une vision claire des projets et de leurs progressions.


L’édition collaborative en ligne

Une majorité de fichiers aujourd’hui partagés par les entreprises en interne ou en externe sont des fichiers de bureautiques (textes, tableurs, présentations). Les technologies collaboratives ont ouvert la voie à de nouvelles pratiques d’édition et d’écriture pour ce type de contenu.

Ces nouveaux outils permettent, en effet, à des personnes travaillant sur le même projet d’éditer et de rédiger des documents à plusieurs et en simultané. Chaque collaborateur du projet est parfaitement identifié et peut travailler sur le contenu en temps réel.


NumSync® et l’édition en ligne

Avec NumSync® vous stockez, synchronisez, et partagez vos fichiers…mais pas que ! NumSync® vous permet l’édition et la modification, à plusieurs et en simultané, de documents en ligne. Les trois formats les plus utilisés sont pris en charge : texte, tableur et présentation.

La solution permet à vos collaborateurs d’avoir accès à vos documents partagés où qu’ils soient et d’en rédiger, réviser et améliorer le contenu si vous leur en donnez l’autorisation. Plusieurs niveaux de permission sont possibles.

Le partage de fichier ne se limite pas à l’envoi de documents. Une fois le document édité, vous pouvez travailler à plusieurs sur le même fichier sans interférer sur le travail des autres utilisateurs et sans avoir à le télécharger sur votre ordinateur. Les parties sur lesquelles vous apportez des modifications sont bien évidemment bloquées à l’écriture pour les autres utilisateurs travaillant sur le fichier à ce même moment. La fonction « Commentaires » et le chat intégré de la solution vous permettent de communiquer efficacement et en temps réel.

Un historique des versions vous permet de garder une trace de tous les changements apportés à vos documents et, si nécessaire, de récupérer une ancienne version.

Lorsque le nouveau fichier est édité, il est automatiquement créé et sauvegardé sur la plateforme. Le nouveau fichier créé pourra finalement être exporté et téléchargé sous plusieurs formats (txt, docx, pdf, html…) par tous les utilisateurs.

 

Besoin de conseils ou de plus d’informations concernant nos différentes solutions  ? N’hésitez-pas à nous envoyer un message ici ou à nous contacter au 04 27 85 13 30.

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