Travail à distance : comment allier travail collaboratif et sécurité des données ?

Travailler occasionnellement de la maison, être en rendez-vous régulièrement à l’extérieur, terminer un rapport dans le train juste avant une réunion, devoir boucler une présentation le soir à l’hôtel, envoyer un fichier important à un collègue pendant qu’on est en déplacement, répondre à un e-mail professionnel urgent dans le bus ou le taxi…

Le monde de l’entreprise a considérablement évolué ces dernières années. Avec l’avènement du web et l’essor des tablettes et des smartphones, les habitudes de travail ont été bouleversées. Travail nomade, travail en mobilité ou encore télétravail sont devenus des normes dans le monde de l’entreprise d’aujourd’hui. Le développement d’outils numériques et collaboratifs a permis d’accélérer et faciliter la mise en place du travail à distance.
Il est de plus en plus fréquent que les collaborateurs aient à travailler en dehors des locaux de l’entreprise. Bien évidemment, une fois à l’extérieur, ces mêmes collaborateurs devront pouvoir échanger avec leurs collègues, leurs clients ou leurs partenaires mais également accéder rapidement et facilement aux données dont ils ont besoin.

Ne pas négliger les risques en matière de sécurité

Ces nouveaux usages permettent de donner une certaine flexibilité aux salariés tout en assurant les activités de l’entreprise une fois en dehors des locaux. Mais qu’en est-il de la sécurité des données de l’organisation ?
La protection des données est un enjeu primordial pour les organisations et ce quel que soit leur taille.

Permettre aux collaborateurs de travailler efficacement en dehors des murs de l’entreprise ne doit pas faire perdre de vue l’importance de la sécurité et de la confidentialité des données. Cela implique notamment la mise à disposition des salariés d’outils de partage de données sécurisés. Il est également essentiel de sensibiliser les collaborateurs quant aux désagréments liés à la perte de données confidentielles. La sauvegarde régulière des données et le stockage des données doivent se faire de façon appropriée.

Choisir les bons outils de travail collaboratif

L’idéal pour les organisations sera de se tourner vers des solutions alliant sécurité et expérience utilisateur optimale ; des solutions simples, intuitives, et bien évidement conformes aux réglementations en vigueur (RGPD) proposant notamment un stockage des données en France ou en Europe, une gestion des droits d’accès par un administrateur, un cryptage des flux de données, une authentification par login et mot de passe, une traçabilité des évènements sur les actions utilisateurs, etc…

Il est également essentiel de mettre en place et d’imposer à tous les salariés un Cloud propre à l’entreprise. En effet, il est important de ne pas laisser chaque collaborateur utiliser sa propre solution Cloud, et ce de manière à pouvoir maitriser les flux de données échangées en interne ou en externe. Un Cloud dédié à l’entreprise permettra effectivement de garder la main sur les données. Il offrira également de nombreux avantages aux salariés en facilitant considérablement le travail collaboratif.
Une solution comme NumSync® permettra notamment :

  • une synchronisation en temps réel et une mise à jour automatique des fichiers sur les différents périphériques. La version la plus récente des fichiers est ainsi disponible sur toutes les machines,
  • un accès aux données à tout moment et depuis n’importe quel appareil, y compris d’un smartphone ou d’une tablette,
  • la création de data rooms et le partage de fichiers entre les collaborateurs internes et externes de l’entreprise via des liens publics sécurisés, sans limitation en termes de taille ou de nombre,
  • la possibilité de limiter ou pas les autorisations de ces partages de fichiers (vous contrôlez ainsi qui a accès au dossier, pendant combien de temps ou encore qui a l’autorisation d’apporter des modifications dans le dossier),
  • et bien plus encore…

 

Besoin de conseils ou de plus d’informations concernant nos différentes solutions  ? N’hésitez-pas à nous envoyer un message ici ou à nous contacter au 04 27 85 13 30.

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