Qu’est-ce qu’une data room ?

Une data room ou salle de données est un espace physique ou virtuel à accès restreint, dans lequel sont stockés des documents à caractère généralement sensible et confidentiel.

De plus en plus d’entreprises délaissent les data room physiques dans lesquelles étaient stockés les documents les plus sensibles sur supports papier pour se tourner vers les data room virtuelles.

Une data room virtuelle est une solution en mode cloud permettant de sécuriser et de simplifier le partage et la diffusion d’informations. L’intérêt d’une data room virtuelle pour les entreprises est de mettre en place un espace de stockage sécurisé permettant entre autres la gestion d’un volume important d’information, l’envoi de fichiers lourds, le partage en temps réel de documents, le travail collaboratif ou la traçabilité des données.

Les avantages d’une data room ?

  • Un contrôle d’accès sécurisé : les droits d’accès peuvent être personnalisés et limités dans le temps pour chaque document partagé
  • Un contrôle de la diffusion des informations sensibles et confidentielles de l’entreprise : la data room vous permet de maîtriser et de limiter la lecture, le téléchargement et la transmission des données
  • Un suivi des échanges : toutes les actions réalisées sur la plateforme peuvent être tracées et contrôlées
  • Une plateforme en ligne sûre et accessible où que vous soyez et quand vous voulez
  • L’information diffusée est identique pour tous et la mise à jour des documents se fait en temps réel pour tous les collaborateurs autorisés

Comment choisir sa data room ?

Lorsque vous choisissez une solution de data room virtuelle, il y a quelques critères à prendre en considération.

La sécurité :

  • Quel est le niveau de chiffrage ?
  • Quel est le processus d’authentification ?
  • Puis-je tracer les échanges de documents ?
  • Où sont hébergées mes données ?

La souplesse d’utilisation : l’intuitivité de la solution est un élément essentiel. Celle-ci doit proposer une interface simple d’utilisation et facile à comprendre.

  • Les droits d’accès peuvent-ils être gérer facilement ?
  • Puis-je accéder à la data room sur des appareils mobiles ?
  • La data room permet-elle une gestion des dossiers réellement structurée?

 

 

Besoin de conseils ou de plus d’informations sur les data rooms ? N’hésitez-pas à nous envoyer un message ici ou à nous contacter au 04 27 85 13 30.

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